2013年11月2日 星期六

know what - know why - know how於校務行政之應用

前文曾寫過這篇know whatknow whyknow how的三個階段與進程,本文嘗試以此三個階段來探討校務行政的應用,初步想到可能的主題如下:
 

1.         校務基金有效運用管理機制之建立
2.         教師評量系統管考制度之(研究)建立
3.         行政管理費之運用管理機制之建立
4.         學校五項收入之倍增管理計畫
5.         學校研發推動與管考制度之建立

 
針對「校務基金有效運用管理機制之建立」根據此know whatknow whyknow how的三個階段與進程提出階段性的年度做法如下:
 

1年:focus on know-whattry to know why
l   充分瞭解校務基金的運作模式
l   充分瞭解校務基金的經費分配與應用概況
l   充分瞭解行政與學術單位之年度經費收支運用情形
l   目標:完整的know what,要將data轉為information
l   作法:建立各單位經費分析報告格式,訂定收集方式
l   機制:建立收集know what機制
 

2年:improve know-whatcomplete know-whypropose know-how
l   瞭解校務基金運作模式的優缺點,可能之困難等
l   修定報告模式,建立各層級報告之審議機制
l   目標:探討why,提出可能的how
l   作法:建立系////室各層級的經費報告審議機制。校級措施:校務基金管理委員會、校務會議的經費報告機制
l   機制:建立審議whatwhy,提出可能的how之機制
n   建立具有參考應用價值(包括:whatwhyhow)之報告內涵格式/模式
n   擬訂各層級/單位之因應改進措施與做法
n   完全的建立know what/know why
 

3年:implement know-how
l   持續推動know-what/know-why之分析報告
l   並對新措施(new know-how)評估其有效性,並提出未來how之改善策略/具體方案
l   目標:完成具體的持續改進機制流程
l   作法:要求各單位建立完成know-what/know-why/know-how報告書的習慣性措施,成為年度、例行性、常態性的工作
l   機制:將年度經費報告與審議機制納入法規之修訂,以規範各單位務必執行
 

4年:integrate know-what/know-why/know-how
l   加入年度消長分析的know-what/know-why/know-how
l   建立具有回饋之持續改善迴圈機制
l   目標:Improve how to get know-what, know-why and know-how,報告書必須詳實
l   作法:強制性措施要求各單位之know-what/know-why/know-how報告書,成為常態性的工作
l   機制:將年度經費報告與審議機制納入法規,以規範各單位務必執行
 

5年:reinforce know-what/know-why/know-how as normal procedure
l   評估追蹤各單位/層級於具有回饋之持續改善迴圈機制的落實性
l   完成法制化、流程化、機制化之常態性作業模式
l   目標:達成「自走管理」的境界

 
know whatknow whyknow how的三個階段與進程,看起來理念很單純容易瞭解,要能夠具體推動與實施,以上規劃了5年度的分階段進程,包括:目標、作法、機制面的說明,然而還是很粗糙,尚需要主辦業務單位的深入思考規劃。精簡綜合摘述如下:
 

1年:focus on know-whattry to know why
2年:improve know-whatcomplete know-whypropose know-how
3年:implement know-how
4年:integrate know-what/know-why/know-how
5年:reinforce know-what/know-why/know-how as normal procedure

 
個人於擔任各類行政主管工作期間,一向秉持這樣的理念做事,只是當時尚未能有如本文所述know whatknow whyknow how三個階段與進程的思維,以前充其量只有做到了局部的know-what/know-why,做了局部的直線式流程,尚未真正做到know-how,更沒有完整具有迴圈的持續改善機制

 
同時,這個三階段的思維作法,尚需要有一個前提,全校同仁必須能夠有「共是」、「共識」、「共事」之「三共」的認知,對於做know whatknow whyknow how這項工作有共同的「共是」,而且能夠凝聚「共識」,才能夠談到「共事」以達到前述所闡述的目標/作法/機制。

 
再者,「羅馬不是一天造成的」,各項複雜繁瑣的工作也不是一朝一夕所能完成,在在需要秉持「初積」的精神,只要「有開始、有累積」,相信「羅馬總有一天會造成的」。

 
最後,管理哲學的最高境界,很可能就是「自走管理」,不管是不是最高,能夠讓組織「自走」就是一項了不起的管理措施。

 
附註:其他可能的應用
 

l   教學:
n   學生英文程度提升之專案改進計畫
n   畢業生品質管控之精進改進計畫
n   數位化教材之改進策略與精進計畫

l   研究:
n   學術研究/產學合作推動策略與管控措施之建立
n   智財技轉收入倍增之推動策略與管控措施之建立
n   產學合作整合服務辦公室之推動策略與管控措施之建立

 
2011/04/20

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